Der wichtigste Aspekt eines Backup-Systems ist, dass man seine Daten nicht nur zurückholen kann, sondern dass dies auch einfach ist.
Der folgende Absatz bezieht sich auf das Sichern von Dateien, nicht auf das von Datenbanken.
Das ideale Backup würde jeden Tag eine vollständige Kopie des gesamten Datenbestandes (inklusive der Zugriffsrechte) auf einem anderen Datenspeicher mit minimalem Aufwand für den Administrator und maximalem Komfort für den Anwender durchführen. Der Rechner und die Festplattensysteme hierzu sollten natürlich in einem entfernten, sicheren Gebäude stehen. Mit Hilfe eines Dateisystembrowsers könnte der Anwender im Backup suchen und seine Daten direkt zurückkopieren. Das Backup wäre so direkt und problemlos verwendbar, ohne das spezielle Schulungen notwendig wären. Mit Backups umzugehen würde etwas Normales werden - da der Weg über die Administration in der Regel nicht notwendig wäre.
Der hier beschriebene Prozess hat einen „kleinen`` Nachteil: Er benötigt sehr viel Plattenspeicher und ist ziemlich langsam, da jedes Mal alle Dateien kopiert werden müssen.